Viesti harhailee, vastaanottaja kateissa – Onko viestintästrategia kunnossa?

Home / Viestintä / Viesti harhailee, vastaanottaja kateissa – Onko viestintästrategia kunnossa?

Tuntuuko, että toimintanne merkitystä ei ymmärretä? Vaikuttaako siltä, että viestit eivät tavoita niitä keitä pitäisi? Viestiikö henkilöstö ristiriitaisesti? Miettiikö vaikkapa myyjä yrityksen tarinan aina uudelleen ja uudelleen eri tilanteita varten? Käytättekö paljon eri viestintäkanavia, mutta ilman viestinnän isoa kuvaa ja tavoitteita? Jos vastasit yhteenkään kysymykseen kyllä, on varsin todennäköistä että teiltä puuttuu viestintästrategia.

Voi myös olla, että viestintästrategia on laadittu, mutta sitä ei ole osattu hyödyntää jokapäiväisessä työssä. Viestintästrategia saattaa olla myös sisällöltään vajavainen tai lähinnä lista tehtävistä töistä ja niiden aikatauluista.

Viestintästrategian ei pidä jäädä paperinmakuiseksi dokumentiksi, joka valmistumisensa jälkeen unohtuu ja joka kaivetaan muutaman vuoden päästä päivitettäväksi. Yhdenkään organisaation ei toisaalta pitäisi olla kokonaan vailla viestintästrategiaa.

Oikein laadittu viestintästrategia auttaa organisaatiota viestimään tehokkaasti ja saavuttamaan toiminnalle asetetut tavoitteet. Viestintästrategia on työkalu, josta pitää olla hyötyä myös käytännössä.

Viestintästrategian laadinta on parhaimmillaan suoraviivainen projekti, kunhan tiedetään mistä elementeistä se koostuu. Viestintästrategiaa ei myöskään koskaan lähdetä rakentamaan tyhjästä, koska sen on aina perustuttava yrityksen liiketoimintasuunnitelmaan tai organisaation toimintasuunnitelmaan. Mikä on organisaation visio, ydintehtävät ja tavoitteet? Mieti sitten, miten viestintä voi auttaa saavuttamaan nämä tavoitteet.

Näistä elementeistä viestintästrategia koostuu:

  • Tavoitteet
  • Kohderyhmät
  • Pääviestit
  • Kanavat

Viestintästrategia_HR

Viestintästrategiaa laadittaessa sille on hyödyllistä määritellä tehtävä, miksi se tehdään ja mitä sillä toivotaan saavutettavan.

Viestintästrategian mahdollistaman tehokkaan viestinnän avulla voidaan esimerkiksi:

  • Saavuttaa organisaation toiminnalleen asettamat tavoitteet
  • Osoittaa toiminnan merkitys ja menestys
  • Varmistaa, että ihmiset ymmärtävät mitä organisaatio tekee
  • Lisätä tietoisuutta tärkeistä aiheista
  • Toimia vaikuttajana ja vuoropuhelun kävijänä
  • Muuttaa asenteita ja käyttäytymistä tärkeissä kohderyhmissä
  • Sitouttaa osakkeenomistajat ja henkilöstö.

Vinkki!

Kun asetat viestinnälle tavoitteita, ole realistinen aikatauluissa, budjeteissa ja resursseissa. Muista myös, että tavoitteiden pitää olla mitattavissa.

Arvioi nykytila ja toimintaympäristö

Päivittäistä viestintää ja markkinointia on voitu hyvinkin pyörittää ilman huolella tehtyä viestintästrategiaa. Siksi strategiatyön käynnistyessä on tärkeää pureutua liiketoimintasuunnitelmaan ja arvioida viestinnän nykytila. Missä ollaan viestinnällisesti onnistuttu ja mikä ei ole toiminut esimerkiksi viimeisen kahden vuoden aikana. Viestinnän nykytilan ja toimintaympäristön arviointia varten on käytettävissä monia hyviä työkalua, kuten PESTE-analyysi, SWOT-analyysi tai kilpailija-analyysi.

Tunnista erilaiset kohderyhmät

Kohderyhmiä määriteltäessä monissa organisaatioissa huomataan, että niillä on itse asiassa useita erilaisia yleisöjä, joiden kanssa on syytä olla vuorovaikutuksessa. Yksi osa strategiaa on arvioida, mitkä yleisöt ovat kiinnostuneita mistäkin organisaation toiminnan osa-alueesta. Tämä ymmärrys auttaa laittamaan viestintätehtäviä tärkeysjärjestykseen.

Kirkasta toimintaa kuvaavat pääviestit

Organisaation ydintehtäviä, arvoja ja tavoitteita kuvaavat pääviestit kiteytetään sen jälkeen kun kohderyhmät ovat selvillä. Viestejä painotetaan eri tavoin eri yleisöille. Viestien pitää siis olla relevantteja ja sopivia erilaisille vastaanottajille. Esimerkiksi omalle henkilöstölle voi käyttää rehdimpää kieltä kuin viranomaisille tai rahoittajille. Pääviestien yhdenmukaisuudesta ei kuitenkaan ole syytä tinkiä. Kaikkien erilaisten kohderyhmien on ymmärrettävä millainen organisaatio on kyseessä.

Valitse oikeat kanavat

Kun viestinnän tavoitteet, kohderyhmät ja pääviestit ovat kasassa, alkaa pohdinta siitä, minkä kanavan avulla kunkin kohderyhmän kanssa on tehokkainta ja järkevintä viestiä. Vaihtoehtoja ovat esimerkiksi verkkosivut, sosiaalinen media, sähköinen uutiskirje, blogi, seminaarit, messut, työpajat, webinaarit, videot, esitteet, lehdet, lehdistötiedotteet.

Jokaisella viestintäkanavalla on hyvät ja huonot puolensa, ja nämä riippuvat organisaation tarpeista ja resursseista. Käytössä olevien viestintäkanavien tehokkuutta kannattaa arvioida sisäisesti eli miten tietty viesti saadaan läpi valitussa kohderyhmässä.

Laadi myös viestintäsuunnitelma

Viestintästrategian luonnollinen jatkumo on viestintäsuunnitelman laatiminen, jossa yleisöt, viestit ja kanavat linkitetään. Viestintäsuunnitelmaan kirjataan keskeiset viestinnän aktiviteetit, budjetti ja resurssit, joiden avulla viestintästrategiaa lähdetään toteuttamaan.

Viestintäsuunnitelmaan sisällytetään myös toimenpiteiden aikataulut, joiden avulla viestintästrategian toteutukseen kiinnitetään virstanpylväitä. Näin saadaan selkeitä, mitattavia askelmerkkejä siitä, miten viestinnän tavoitteissa onnistutaan. Tiedossa voi olla tiettyjä erityisprojekteja, tapahtumia tai julkaisuja ja nämä on oltava viestintäsuunnitelmassa korostettuina.

Muista mitata tuloksia

Viestintästrategiaan pitää sisällyttää mittarit viestinnän tehon mittaamiseksi. Milloin viestinnässä on onnistuttu ja miten tavoitteiden saavuttaminen tunnistetaan?

Mittareita voivat yksinkertaisimmillaan olla esimerkiksi sähköisen uutiskirjeen tilaajamäärän kehitys, verkkosivujen kävijämäärien kehitys, blogien jakamismäärän kehittyminen sosiaaliseen mediaan, toistuvan tapahtuman osallistujien määrän kehittyminen.

Myös medianäkyvyyttä on syytä arvioida, eikä pelkästään osumien määrän, vaan myös sävyn ja laajuuden perusteella. Kuinka usein pääviestit tulevat mainituiksi tai tapahtuuko yleisessä mielipiteessä muutoksia niissä teemoissa, joista kampanjoidaan.

Vinkki!

PR-suunnitelman, sisältöstrategian ja markkinointisuunnitelman on oltava sovitettavissa viestintästrategiaan.

Lue myös
Comments
pingbacks / trackbacks
  • […] tukevat yhtiön strategiaa ja ovat viestintästrategian perusta. Ne auttavat keskittymään viestinnässä siihen, mikä on tärkeää. Pääviestit ovat […]

Kommentoi

Piditkö lukemastasi?

Liity sähköpostilistallemme ja saat tulevat artikkelit suoraan sähköpostiisi. 

Liittymisesi listalle onnistui!

SisältöstrategiaVerkkosivujen uudistaminen